5.4.3 Henkilötietojen käsittely, salassapito ja tietojen luovuttaminen

Henkilötietojen käsittelyssä lähtökohtana on luottamuksellisuus ja yhteistyö
oppilaan ja huoltajan kanssa.

Kun oppilashuoltotyössä käsitellään yksittäistä oppilasta koskevaa asiaa, asian
käsittelyyn voivat osallistua ne oppilaan opetukseen ja oppilashuollon järjestämiseen
osallistuvat, joiden tehtäviin oppilaan asian käsittely välittömästi
kuuluu86. Tällaisia henkilöitä voivat olla rehtori tai koulun johtaja, luokanvalvoja
tai oppilaan opettaja, kouluterveydenhoitaja, erityisopettaja, oppilaan
kanssa työskentelevä koulunkäyntiavustaja, koulupsykologi, koulukuraattori
ja yläluokilla myös opinto-ohjaaja ja tarvittaessa koululääkäri ja lastensuoje-
lun sosiaalityöntekijä87. Ratkaisu asian käsittelyyn osallistuvista tehdään kunkin
käsiteltävän asian ja aiheen perusteella erikseen. Oppilaan huoltajan tai
muun laillisen edustajan kirjallisella suostumuksella tai niin kuin laissa erikseen
säädetään oppilaan asian käsittelyyn voi osallistua myös muita tarvittavia
tahoja88.

Käsiteltäessä yksittäistä oppilasta koskevaa asiaa oppilashuoltotyössä kirjataan
asian vireillepanija, aihe, päätetyt jatkotoimenpiteet ja niiden perustelut, asian
käsittelyyn osallistuneet sekä se, mitä tietoja ja kenelle oppilaasta on annettu.
Henkilötietojen käsittelystä vastaa rekisterinpitäjänä opetuksen järjestäjä.89

Oppilashuoltotyössä käsitellään monia oppilasta ja hänen perhettään koskevia
tietoja, jotka ovat lainsäädännön mukaan salassa pidettäviä90. Salassapidolla
tarkoitetaan asiakirjan pitämistä salassa ja kieltoa ilmaista tieto suullisesti eli
vaitiolovelvollisuutta sekä kieltoa käyttää salaista tietoa omaksi eduksi tai toisen
vahingoksi.

Salassa pidettäviä ovat mm. tiedot oppilaiden ja heidän perheenjäsentensä
henkilökohtaisista oloista, kuten elintavoista, vapaa-ajan harrastuksista, perheelämästä,
poliittisesta vakaumuksesta, yksityiselämän piirissä esitetyistä mielipiteistä
ja osallistumisesta yhdistystoimintaan, sekä tiedot taloudellisesta asemasta,
terveydentilasta ja vammaisuudesta.

Salassa pidettäviä ovat myös tiedot tehostetun ja erityisen tuen antamisesta,
opetuksesta vapauttamisesta sekä näihin liittyvät asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät
tiedot. Salassa pidettäviä ovat myös oppilashuoltoa koskevat asiakirjat ja
niihin sisältyvät tiedot, tiedot oppilaalle suoritetusta psykologisesta testistä tai
soveltuvuuskokeesta sekä oppilaan koesuoritukset. Oppilaalle annettavat todistukset
ovat julkisia lukuun ottamatta todistuksiin poikkeuksellisesti sisältyvää
oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia, joka on salassa
pidettävä tieto.91

Salassapitovelvollisia ovat rehtori, opettajat, opetusharjoittelijat, koulunkäyntiavustajat,
kouluterveydenhuollon edustajat, koulukuraattorit, koulupsykologit
sekä opetuksen järjestämisestä vastaavien toimielinten jäsenet92. Myöskään
muut opetuksen järjestäjän palveluksessa olevat henkilöt eivät saa sivullisille
ilmaista tietoonsa saamia salassa pidettäviä tietoja eivätkä luovuttaa salassa pidettäviä
tietoja sisältäviä asiakirjoja.

Oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on salassapitosäännösten estämättä oikeus
saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä oppilaan opettajalle ja perusopetuslain
mukaisesta opetuksesta ja toiminnasta vastaavalle viranomaiselle oppilaan
opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot93.

Tiedon luovuttaja joutuu harkitsemaan esimerkiksi sitä, onko kysymys sellaisesta
tiedosta, joka on välttämätön oppilaan tai muiden oppilaiden turvallisuuden
varmistamiseksi. Luovutettava tieto voi koskea muun muassa sellaista
oppilaan sairautta, joka tulee ottaa opetustilanteissa huomioon. Vaikka tiedon
luovuttamiselle olisikin edellä todettu lain tarkoittama peruste, yhteistyön ja
luottamuksen rakentamiseksi ja turvaamiseksi on syytä pyrkiä aina ensisijaisesti
hankkimaan huoltajan suostumus salassa pidettävän tiedon luovuttamiseen.

Huoltajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan opetuksen järjestämisen
kannalta välttämättömiä salassa pidettäviä tietoja pyytää myös muilta
tahoilta94. Opetuksen järjestäjällä on salassapitosäännösten estämättä oikeus
saada maksutta oppilaan opetuksen järjestämiseksi välttämättömät tiedot sosiaali-
ja terveydenhuollon viranomaiselta, muulta sosiaalipalvelujen tai terveydenhuollon
palvelujen tuottajalta sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä95.

Jos oppilas siirtyy toisen opetuksen järjestäjän perusopetuslain mukaisesti järjestämään
opetukseen tai aamu- tai iltapäivätoimintaan, aikaisemman opetuksen
järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppilaan
opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen
järjestäjälle. Uudella opetuksen järjestäjällä on myös pyynnöstä oikeus saada
vastaavat tiedot.96 Salassa pidettäviä tietoja ei voida, ilman huoltajan suostu-
musta, antaa oppilaan siirtyessä muuhun kuin perusopetuslain mukaiseen opetukseen,
esimerkiksi lukioon tai ammatilliseen koulutukseen.

_____________________________________________________________
86 Perusopetuslaki 31 a § 3 mom. (642/2010)
87 Eduskunnan sivistysvaliokunnan mietintö 4/2010 vp
88 Perusopetuslaki 31 a § 3 mom. (642/2010)
89 Perusopetuslaki 31 a § 4 mom. (642/2010)
90 Perusopetuslaki 40 § (642/2010), Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
(621/1999) 24 § 1 mom. 30 kohta
91 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § 1 mom. 25, 29 ja 30 kohta.
92 Perusopetuslaki 40 § 1 mom.(642/2010)
93 Perusopetuslaki 40 § 2 mom.(642 /2010)
94 Perusopetuslaki 40 § 3 mom.(642/2010)
95 Perusopetuslaki 41 § 4 mom.(642/2010)
96 Perusopetuslaki 40 § 4 mom.(642/2010)